通帳と帳簿の残高が合わないとき。差額の理由を追える記録

この記事のポイント

比べている対象を先にそろえる

中小企業庁の会計要領の案内は、日々の記帳による信頼性のある計算書類の作成と、財務情報を活用した経営状況の把握を重視しています。残高の照合も、自社の記録を説明できる状態にするための作業として考えられます。

以下は編集部が提案する整理手順です。個別取引の会計処理を判断するものではありません。通帳と帳簿に違いがあったときは、まず同じ口座、同じ基準日、同じ単位を比較しているかを確認します。

出力日が同じでも、資料の対象期間が同じとは限りません。銀行側の明細を取得した範囲と、帳簿に反映した範囲を記録し、対象外の取引が混ざっていないかを確認することから始めましょう。

次に、取引ごとの日付、金額、摘要、関連資料を対応づけます。帳簿への未反映、記入内容の違いなど、見つかった状態をそのまま記録し、理由が分からないものは確認中として残します。

差があるからという理由だけで、帳簿側へ金額を足したり引いたりするのは避けましょう。記録の修正が必要なら、その根拠となる資料と確認結果を整理し、処理の判断に迷う場合は経理責任者や専門家へ相談します。

複数の口座間で動いたお金についても、片方だけを見て結論を出さず、関連する記録を確かめます。照合表には確認した口座の組合せや資料の所在を書き、別の担当者が同じ取引を重ねて処理しないよう共有します。

差額が解消したら、確認日、確認した資料、対応した人、修正した内容を記録します。単に完了とするより、何を根拠に対応したかが分かることで、翌月に同様の差が出たときの確認がしやすくなります。

金融機関に資料を提出する際は、どこまで確認済みかを説明できるようにします。未確認の差が残っている場合は、確定した数値と同じ扱いにせず、その内容と確認予定を整理しておきましょう。

照合の目的は残高を無理に一致させることではなく、記録の関係を明らかにすることです。自社の取引と資料に合う手順を決め、担当者が変わっても確認を続けられるようにしていきます。

公式情報と編集部の整理・仮例を区別して記載しています。

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